Omra Gate : organiser les dossiers voyageurs.
Un outil interne pour centraliser les informations voyageurs, préparer les documents et suivre les opérations administratives. Le périmètre de ce projet est propre à Omra Gate.
34 heures de tâches manuelles, à recommencer à chaque départ
Pour chaque départ de 50 pèlerins, l'équipe d'Omra Gate encaissait la même charge administrative, tâche après tâche :
- Collecte des documents pèlerins (passeports, fiches médicales, pièces d'identité) : 15 h de relances et de saisie manuelle.
- Devis, facturation et suivi de trésorerie : 12 h entre les exports, les ressaisies et les vérifications.
- Taskin (répartition des chambres selon les profils pèlerins) : 3 h de tableaux croisés.
- Génération des APIS/SRDOCS (documents obligatoires pour le visa) : 2,5 h de saisie formulaire par formulaire.
- Badges nominatifs pour les guides et les pèlerins : 1,5 h d'export et d'impression.
Total : 34 heures perdues avant même que le groupe embarque.
Un ERP qui automatise les 5 flux critiques
Nous avons conçu et déployé en 3 semaines un logiciel interne sur-mesure, pensé pour le métier réel de l'agence :
- Collecte documentaire centralisée : chaque pèlerin dépose ses pièces dans son espace personnel. Les pièces sont réunies dans les dossiers et leur suivi reste accessible.
- Devis, facturation et trésorerie : génération PDF automatique, synchronisation avec les paiements Stripe et tableau de bord financier en temps réel.
- Taskin automatisé : répartition des chambres selon les profils (genre, âge, mobilité) calculée par le système en quelques secondes.
- APIS/SRDOCS générés en 1 minute : le système consolide les données pèlerins et produit les données obligatoires à partir des données saisies, avec vérification avant utilisation.
- Badges nominatifs imprimables à la demande : générés dynamiquement depuis la base de données, prêts en quelques secondes.
- Synchronisation automatique avec le site de réservation : une Omra payée en ligne entre directement dans l'ERP, sans ressaisie.
- Suppression programmée des données sensibles (passeports, fiches médicales) à l'issue du séjour.
Ce qu'INK THE STUDIO a fait, précisément
- Cadrage : analyse des 5 flux administratifs existants avec l'équipe Omra Gate, pour identifier les tâches automatisables sans dénaturer le métier.
- Conception & développement : architecture complète et code de l'ERP (front React.js/Vite.js en PWA, back Node.js/Express.js, base PostgreSQL), de zéro.
- Intégrations : paiements Stripe, stockage documentaire Cloudinary, génération automatisée des documents (APIS/SRDOCS, badges).
- Déploiement : mise en production sur Railway et livraison du système complet, prêt à l'emploi, en 3 semaines.
Repères de temps rapportés sur ce projet
Le comparatif ci-dessous provient de la fiche projet existante. Les valeurs sont arrondies et portent sur un départ type de 50 pèlerins ; elles ne constituent pas une promesse pour un autre projet.
| Tâche | Avant | Après | Économie |
|---|---|---|---|
| Collecte documents pèlerins | 15 h | 2 h | −13 h |
| Devis / facturation / trésorerie | 12 h | 1 h | −11 h |
| Taskin (répartition chambres) | 3 h | 30 min | −2,5 h |
| Génération APIS / SRDOCS | 2,5 h | 1 min | −2,4 h |
| Badges nominatifs | 1,5 h | 1 min | −1,4 h |
| Total par départ (50 pèlerins) | 34 h | 3,5 h | −30,5 h (÷10) |
Méthode rapportée dans la fiche projet : comparatif du temps de traitement par tâche, estimé par l'équipe Omra Gate sur son fonctionnement antérieur puis mesuré après mise en production de l'ERP, rapporté à un départ type de 50 pèlerins.
Le temps repris sur l'administratif retourne là où il a de la valeur : l'accompagnement humain des pèlerins.
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