Automatiser devis, factures et documents : l’exemple d’un outil métier sur mesure

Réponse courte : un outil métier sur mesure peut réunir les dossiers clients dans un tableau de bord, générer devis et factures en PDF et produire les documents répétitifs à partir des informations déjà saisies. Sur un projet réalisé par INK THE STUDIO pour une agence de voyages, le temps administratif rapporté pour un départ de 50 personnes est passé d’environ 34 h à 3,5 h.

Ces valeurs sont arrondies et propres à ce projet ; elles ne constituent pas une promesse pour une autre entreprise.

Quelles tâches peut-on automatiser ?

Les meilleures candidates sont les tâches répétées à chaque dossier, à partir d’informations déjà connues :

• la collecte des pièces justificatives dans un espace dédié ;
• les devis et factures générés en PDF et rapprochés des paiements ;
• les documents administratifs remplis depuis la base : listes, formulaires, badges ;
• un tableau de bord qui montre l’avancement de chaque dossier.

Quels résultats sur un cas réel ?

Temps rapportés avant et après la mise en place de l’outil, pour un départ type :

• Collecte des documents : 15 h, puis 2 h.
• Devis, facturation et suivi des paiements : 12 h, puis 1 h.
• Répartition des chambres : 3 h, puis 30 min.
• Documents obligatoires pour le visa : 2,5 h, puis 1 min.
• Badges nominatifs : 1,5 h, puis 1 min.

Total : environ 34 h avant, 3,5 h après. Voir le détail du projet.

Outil sur mesure ou logiciel du marché ?

Un logiciel du marché convient souvent quand vos étapes correspondent à ses fonctions. Un outil sur mesure se justifie quand votre métier impose des documents, des règles ou des calculs qui lui sont propres, comme ici la répartition des chambres ou des documents réglementaires. Dans les deux cas, l’analyse du circuit existant vient avant le choix de l’outil.

Comment démarrer sans lancer un projet trop gros ?

Commencez par un seul circuit prioritaire : par exemple, suivre une demande de sa réception à sa clôture, avec son statut et ses documents. Chez INK THE STUDIO, une première version d’outil métier démarre à 4 500 € HT pour un circuit limité défini sur devis, avec environ 3 semaines de réalisation à titre indicatif après réception des éléments. Le projet présenté plus haut couvrait cinq circuits : il dépasse donc ce périmètre d’entrée. Un ERP complet ou des intégrations complexes font l’objet d’un devis distinct. Voir les livrables et les limites de l’offre.

Que préparer avant d’en parler ?

• Un exemple du circuit actuel, avec ses étapes et ses difficultés.
• Des exemples de documents et de données, anonymisés.
• La liste des outils utilisés et de leurs contraintes.
• Le temps passé aujourd’hui sur chaque tâche, même estimé.